Sistematiza, optimiza y automatiza, la receta para ser eficiente y escalar tu negocio.
¿Estás comenzando a emprender y tienes varios sombreros a la vez? ¿Llevas tiempo con tu negocio, estás creciendo y/o sientes que te estás ahogando manejando tanto a la vez? En este blog te daré las 3 fases que deberás hacer para que no reine el caos.
No importa en la etapa en qué estés con tu negocio es importante tener la capacidad de adaptarse, evolucionar y estar dispuestos a adoptar estrategias innovadoras para que te mantengas competitivo. Una de las formas más eficientes de lograrlo es a través de la sistematización, optimización y automatización de procesos. En este blog, te explicaré cómo estas prácticas pueden escalar tu negocio hacia el éxito sostenible. Aquí te menciono algunos beneficios que obtendrás a realizar estás 3 fases serán:Reducción de tiempo y recursos al utilizar solamente lo necesario para realizar las actividades. Al liberar tiempo puedes hacer mejor uso de este estratégicamente y delegar actividades en otros.Minimización de errores al tener procesos bien definidos y documentados, por consecuente tendrás empleados más eficientes y satisfechos. Además, al cometer menos errores reduces costos (menos pérdidas), aumenta la ganancia y la probabilidad de éxito.Consistencia y calidad al tener la capacidad de satisfacer las necesidades según los requisitos/ parámetros establecidos de un productos, servicios y/o entregables de una manera más uniforme. Esto aumenta la confianza de los clientes y por consiguiente las ventas.Facilita el onboarding y capacitación, ya que tienes una guía clara para adiestrarlos en los procesos establecidos y puedan ser responsables de sus tareas.Crecimiento del negocio ya que facilita la ejecución de las tareas, reducción de costos y mejor manejo de los recursos. Además, esto puede convertirse en uno de los factores competitivos en tu industria.
Fase 1: Sistematizar
La sistematización se basa en la creación de procesos y procedimientos claros y documentados para llevar a cabo las actividades y tareas clave de tu negocio. Esto te ayuda a establecer una base sólida para la consistencia en las operaciones. ¿Cómo puedes sistematizar tu negocio?
Redacta todos los procesos del negocio, de manera tan detallada que cualquier persona que los lea, los pueda entender sin necesidad de preguntar. Desarrolla y añade plantillas, cuestionarios, listas, capturas de pantallas, infografías, manuales y lo que sea necesario que facilite el entendimiento de la ejecución de las tareas.
Acumula y almacena todos los procesos en una plataforma y mantenlo accesible, en todo momento, a los involucrados de los procesos. Puedes almacenar en una nube (como Dropbox o Drive), imprímelos para archivar en una carpeta y/o guárdalos en un disco duro o cualquier otro medio que lo amerite. Importante, mínimo tenerlo disponible en dos maneras para que tengas backup.
Capacita a tu equipo de trabajo. Déjale saber que existen estos procesos y la importancia de seguirlos.
Para redactar tus procesos te recomiendo utilizar el formato de SOP “Standard Operating Procedure” (SOP) o en español “Procedimientos Operativos Estandarizados” que es un formato de instrucciones escritas que describe el proceso paso a paso que debes de seguir para realizar correctamente una actividad de rutina con un resultado determinado.
Fase 2: Optimizar
Luego de tener un sistema con todos los procesos redactados, vamos a la siguiente fase que es la optimización. Esta se trata de mejorar continuamente los procesos existentes con el fin de aumentar la eficiencia y la productividad. ¿Quién no quiere esto? Aquí te dejo una guía de cómo puedes optimizar tu negocio:
Analiza los datos para identificar áreas que tengan oportunidad de crecimiento. Algunas preguntas que te puedes hacer son ¿Cómo lo puedo hacer en menos tiempo? ¿La persona que lo está ejecutando es experto en esa tarea o me puede ayudar mejor en otras áreas dónde es más eficiente?
Escucha a tu equipo de trabajo y a tus clientes, regularmente su retroalimentación te ayudará a identificar las oportunidades de mejoras e incluso te podrá dar las mejores ideas a implementar.
Continúa con esta fase, ya que hay que revisar los procesos periódicamente. No obstante, si ocurre algún incidente dentro del negocio te recomiendo detenerte y pensar cuál fue la raíz de lo sucedido y analizar qué se puede hacer para que no vuelva ocurrir.
Fase 3: Automatizar
Pregúntate, ¿Existe alguna herramienta que me ayude a obtener mejores resultados o reducir los gastos? La automatización ocurre cuando se utilizan herramientas y tecnología para realizar tareas repetitivas de manera eficiente y sin o con poca intervención manual. Aquí te damos algunas formas de automatizar tu negocio:
Explora sistemas y softwares que facilitan tareas del día a día. Existen miles de herramientas para las diferentes áreas o departamentos de tu negocio para mercado digital, gestión de proyectos, desarrollo de contenido, contabilidad y otros.
Considera integrar la inteligencia artificial. ¡No le tengas miedo! Sé que los cambios y el desconocimiento te pueden llenar de incertidumbres Te recomiendo que pienses siempre que es una herramienta que va a agilizar tu trabajo (como una calculadora), ya que esta requiere intervención humana antes (para dejarle saber lo que necesitas) y después (para revisar como experto las soluciones que te ha brindado).
La sistematización, optimización y automatización son elementos fundamentales para el éxito de cualquier negocio. Al adoptar estas prácticas, no solo mejorarás la eficiencia y la productividad, sino que también liberarás tiempo y recursos para concentrarte en otras partes del negocio.
Cada negocio es único, así que adapta estas estrategias a tus necesidades específicas y sigue buscando oportunidades para evolucionar y crecer. Si necesitas ayuda en alguna de estas fases, no dudes en contactarme aquí.
