Sistematiza, optimiza y automatiza, la receta para ser eficiente y escalar tu negocio.
Acabas de lanzar tu negocio y, aunque estás con la energía en 100, te das cuenta de que tienes demasiados sombreros: eres el CEO, el contador, el de marketing y hasta el mensajero. O quizás llevas ya tiempo manejando tu empresa y estás en pleno crecimiento. Pero el caos comienza a reinar. Las horas se te escapan, los errores se acumulan, y por más que te esfuerzas, parece que no tienes tiempo suficiente para hacerlo todo. ¿Te identificas?
Imagina poder pasar de eso a que tu negocio funcione como un reloj bien afinado, las tareas fluyan sin problemas, tu equipo sepa exactamente qué hacer, cómo y cuándo, y que al fin tú tengas el espacio mental y físico para enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. ¿Cómo lo logras? La respuesta está en tres fases claves: sistematización, optimización y automatización.
En este blog, te guiaré a través de éstas para transformar la manera en que operas tu negocio. Sin importar en qué etapa estés, estas fases te ayudarán a prosperar en un mercado competitivo. ¡Hora de dejar el caos atrás y comenzar a escalar hacia el éxito sostenible!
Sin importar que estés comenzando o que ya lleves años de pruebas , con tu negocio es importante tener la capacidad de adaptarse, evolucionar y adoptar estrategias innovadoras para que te mantengas competitivo. Una de las formas más eficientes de lograrlo es a través de la sistematización, optimización y automatización de procesos. ¿Cómo estas prácticas pueden escalar tu negocio hacia el éxito sostenible? Aquí te menciono algunos beneficios que obtendrás al realizar estas 3 fases:
Optimización de tiempo y recursos: Utilizas solamente lo necesario para las actividades que realizas, liberas tiempo para hacer mejor uso de éste estratégicamente y delegas otras actividades.
Reducción de errores: Procesos bien definidos y documentados minimizan los errores, lo que hace a los empleados más eficientes y satisfechos. Además, menos errores reducen costos (menos pérdidas), aumentan las ganancias, y mejora la probabilidad de éxito.
Consistencia y calidad: La capacidad de cumplir con los requisitos de productos, servicios o entregables de manera uniforme genera confianza en los clientes, lo que puede traducirse en un aumento de ventas.
Facilita el onboarding y capacitación: Tener una guía clara acelera el adiestramiento de tu equipo de trabajo mejorando los procesos establecidos y haciéndolos responsables de sus tareas.
Crecimiento del negocio: La simplificación en la ejecución de las tareas, la reducción de costos y un mejor manejo de los recursos impulsa el crecimiento. Además, esto puede convertirse en uno de los factores competitivos en tu industria.
Fase 1: Sistematizar
La sistematización se basa en la creación y documentación de procesos y procedimientos claros para llevar a cabo las actividades y tareas clave de tu negocio. Esto te ayuda a establecer una base sólida para la consistencia en las operaciones. ¿Cómo puedes sistematizar tu negocio?:
Redacta todos los procesos del negocio lo más detalladamente que puedas para que cualquier persona que los lea pueda entender sin la necesidad de preguntar. Desarrolla y añade plantillas, cuestionarios, listas, capturas de pantallas, infografías, manuales y lo que sea necesario para facilitar el entendimiento de la ejecución de las tareas.
Acumula y almacena todos los procesos en una plataforma. Mantenlo accesible para todos los involucrados en los procesos en todo momento. Puedes almacenar los mismos en una nube (como Dropbox o Drive), imprimirlos para archivar en una carpeta, y/o guárdalos en un disco duro o cualquier otro medio que permita un almacenamiento seguro. Es recomendable tenerlo disponible en mínimo dos medios diferentes para que tengas backup.
Capacita a tu equipo de trabajo. Déjale saber que existen estos procesos y resalta la importancia de seguirlos.
Para redactar tus procesos, te sugiero utilizar el formato SOP (Standard Operating Procedure) o Procedimientos Operativos Estandarizados en español. Este formato de instrucciones escritas detalla, paso a paso, cómo llevar a cabo una actividad rutinaria de manera correcta y consistente para alcanzar un resultado específico.
Fase 2: Optimizar
Luego de tener un sistema con todos los procesos redactados, es hora de seguir a la siguiente fase: la optimización. Esta se trata de mejorar continuamente los procesos existentes con el fin de aumentar la eficiencia y la productividad. ¿Quién no quiere esto? Aquí te dejo una guía de cómo puedes optimizar tu negocio:
Analiza los datos para identificar áreas que tengan oportunidad de crecimiento. Algunas preguntas que te puedes hacer son ¿Cómo lo puedo hacer en menos tiempo? ¿La persona que lo está ejecutando es experto en esa tarea o me puede ayudar mejor en otras áreas donde es más eficiente?
Escucha a tu equipo de trabajo y a tus clientes. Su retroalimentación te ayudará a identificar las oportunidades de mejoras e incluso te podrá dar las mejores ideas a implementar.
Continúa con esta fase, ya que hay que revisar los procesos periódicamente. No obstante, si ocurre algún incidente dentro del negocio te recomiendo detenerte y pensar cuál fue la raíz de lo sucedido, así como analizar qué se puede hacer para que no vuelva ocurrir.
Fase 3: Automatizar
La automatización ocurre cuando se utilizan herramientas y tecnología para realizar tareas repetitivas de manera eficiente, sin o con poca intervención manual. En esta fase pregúntate, ¿existe alguna herramienta que me ayude a obtener mejores resultados o reducir los gastos? Aquí te damos algunas formas de automatizar tu negocio:
Explora sistemas y softwares que facilitan tareas del día a día. Existen miles de herramientas para las diferentes áreas o departamentos de tu negocio, tales como, mercado digital, gestión de proyectos, desarrollo de contenido, contabilidad y otros.
Considera integrar la inteligencia artificial. ¡No le tengas miedo! Sé que los cambios y el desconocimiento te pueden llenar de incertidumbres. Sin embargo, te recomiendo que lo veas como una herramienta que va a agilizar tu trabajo (como es el caso de una calculadora). Ésta sigue siendo una herramienta que siempre necesitará de la intervención humana para dejarle saber lo que necesitas. Además, necesitará luego de tu expertis para revisarlas soluciones que te ha brindado.
Comienza a impulsar el éxito de tu negocio
La sistematización, optimización y automatización son elementos fundamentales para el éxito de cualquier negocio. Al incorporar estas prácticas, no solo mejorarás la eficiencia y la productividad, sino que también liberarás tiempo y recursos para concentrarte en las áreas más importantes del negocio.
Cada negocio es único, así que adapta estas estrategias a tus necesidades específicas y sigue buscando oportunidades para mantenerte evolucionando y creciendo. Si necesitas apoyo para implementar alguna de estas fases en tu empresa, no dudes en contactarme. ¡Estoy aquí para ayudarte a alcanzar tu máximo potencial!
